Вихід з цейтноту | Головні секрети успішного тайм-менеджера

Поняття цейтнот прийшло до нас з шахової гри і означає брак часу для обдумування ходів у партії. Воно так само використовується і в житті. Але його сенс залишається тим же. Це боязнь щось не встигнути, яка викликає стрес від упущеного часу. Особливо вона часто викликається через авралів на роботі. Адже коли на особисте життя і сім’ю, часу не залишається, людини це дуже обтяжує.

Вийти з такого стану досить просто. Для цього варто скористатися шахової технікою. Перший варіант — це максимально прискорити свої дії при виконанні справ, а другий — відмовитися від них через повну неможливість все встигнути.

Отже, у нас виходить два виходи. І для багатьох людей природним вибором є перший варіант і бажання все встигнути. Тому що, складно кинути свої справи і пустити все на самоплив. Не можна кинути роботу, тому що сім’ю і себе потрібно забезпечувати всім необхідним. А не виконувати домашні завдання і не приділяти своїм домочадцям особистий час, теж неможливо. Але як же все це встигнути і який секрет застосувати? Ділові люди з щільним робочим графіком вже давно все придумали, і нам залишається лише скористатися їхніми ідеями, не раз застосованими на практиці.

Тайм менеджмент

Уміння грамотно планувати і використовувати свій час — це ціле мистецтво. І не дарма темі тайм-менеджменту присвячуються цілі книги. Люди давно придумали різні способи планування складання робочого графіка і їх оптимізацію. Якщо ви є власником власного бізнесу або у вас просто не виходить встигати все робити вчасно, то варто вивчити деякі ази тайм-менеджменту.

Існує помилкова думка, що тайм-менеджмент підходить тільки для багато працюють ділових людей. Насправді, він підходить для всіх. Навіть якщо на найближчий день у вас заплановано всього 4 або більше справ, то сміливо використовуйте секрети успішного тайм-менеджменту до свого планування графіка. При чому сюди входять не тільки робочі моменти, але щоденні особисті завдання, які вам належить виконати. Тому такий грамотний підхід, необхідний не тільки бізнесменам, але і фрілансерам і домогосподаркам. Припустимо, якщо вам потрібно доробити звіт по роботі, потім відвідати батьківські збори в школі старшої дитини, після чого зайти в магазин і потім ще, забрати молодшого з садка, то розумне планування часу, вам конче необхідно.

Головні секрети успішного тайм-менеджера

А тепер дізнаємося, як правильно управляти своїм часом, з чого почати, щоб спланувати свої дії і яких помилок слід уникати. Нижче ми розглянемо 5 основних правил тайм-менеджменту.

1.Грамотное планування. Не залежно від того чи працюєте ви у великій компанії або стоїте будинку за плитою — чіткий план дій вам обов’язково допоможе ефективно розподілити свій час. Корисніше всього планувати свій завтрашній день з вечора. Таким чином, завтра з ранку у вас в пам’яті вже буде чіткий план дій. Так само для зручності запам’ятайте кілька важливих аксіом планування.

  • Записуйте свої цілі. Наприклад, в щоденнику або в електронному планувальнику.
  • Складіть графік. Заздалегідь сплановані дії підвищують ефективність виконання завдань на 25%. При цьому розподіляючи час для різних завдань, завжди залишайте невеликий запас, на випадок непередбачених обставин. Розпишіть свій найближчий день, місяць або навіть рік.
  • Розділіть великі завдання. Завжди складно взятися за вирішення дуже об’ємною і складного завдання. Тому доцільно розбити її на кілька простих і коротких. Тоді ви з легкістю впораєтеся з рішенням.

2.Декомпозіція мети. Для того щоб чітко виконувати поточні завдання, дуже важливо визначити для чого ви все це робите. Одним словом, потрібно визначити мету. Щоб домагатися успіху на будь-якому терені, корисно ставити собі конкретні і посильні цілі, яких варто домагатися. Тільки так ви зможете, визначитися, в якому напрямку рухатися далі. Після визначення цілей, розділяйте великі завдання на кілька дрібних. Тобто, якщо ви, наприклад, через рік хочете накопичити грошей на поїздку за кордон, то ви повинні кожен день протягом року щось для цього робити: відкладати гроші і оформляти документи.

3.Запісивайте всі свої найближчі завдання. Це дозволяє наочно сприйняти всі свої майбутні дії і розподілити їх між собою. Існує кілька спеціальних інструментів для цього. Наприклад, «Діаграма Ганта». Вона дозволяє побачити кілька завдань, які варто виконувати одночасно.

4.Правільная розстановка пріоритетів. Якщо людина не вміє відокремлювати важливе і термінове від не настільки важливого і не дуже термінового, то йому навряд чи вдасться грамотно і продуктивно спланувати свій час. І як би він не старався, у нього все одно не вийде виконати головного і все встигнути. Дуже корисним інструментом для розподілу своїх завдань, є «Матриця Ейзенхауера». На основі цього принципу всі справи розподіляються на 4 категорії, в залежності від ступеня терміновості і важливості. До речі, саме Ейзенхауер запропонував делегувати частину своїх справ. Тобто передоручати і довіряти завдання, які ви не встигаєте зробити самостійно, іншим людям.

5. Не відволікайтеся. Навчіться фокусуватися на головному і не відступайте від мети. Звичайно, розумний відпочинок не забороняється. Але пам’ятайте, що час не заповнює ресурс і не варто його витрачати даремно. Всім знайоме, то почуття коли не хочеться приступати до роботи, і ми починаємо робити все що завгодно, лише б потягнути час. Це явище називається прокрастинація і дуже важливо навчитися з нею боротися. Інакше ви ризикуєте провалити всі свої важливі завдання по роботі або доробляти всі свої справи в останній момент у великому поспіху.

Коли ви навчитеся досить добре планувати свій час, дуже корисно періодично оглядатися назад і робити висновки з досвіду управління ім. Проведіть аналіз і зробіть роботу над помилками. Придумуйте свої власні правила тайм-менеджменту, які будуть зручні саме для вас і тоді ви станете по-справжньому успішним повелителем свого часу.